Bestuursverslag

10 Bestuursverslag

Voor u ligt het bestuursverslag, als onderdeel van het jaarverslag 2019 van Actium. Het betreft het tweede jaar van onze strategische koers. Een jaar waarin we veel gerealiseerd hebben.

Missie en strategische pijlers

Onze missie; een thuis voor onze huurders nu en in de toekomst! Waarbij drie pijlers ons kompas zijn bij ons doen en laten.

  • We hebben oog voor ieder mens: iedere huurder is uniek en heeft zijn eigen behoeften. Huurders weten zelf het beste wat ze nodig hebben om van hun huis een thuis te maken.
  • We zijn vernieuwend: we hebben het lef om anders te denken én anders te doen.  Door de wereld van onze huurders centraal te stellen en niet te denken vanuit regels en procedures komen we los van gebaande paden. We hebben daadkracht en pakken de ruimte om nieuwe inzichten en ideeën ook daadwerkelijk in praktijk te brengen. Dit doen we doelgericht en kostenbewust.
  • We gaan voor duurzaam: we zijn milieubewust en toekomstgericht. We leven op een mooie planeet, waarop we zuinig willen zijn. Voor onszelf en voor volgende generaties. Duurzaam betekent voor ons ook toekomstbestendig zijn. De behoeften en wensen van toekomstige huurders kunnen anders zijn dan die van de huidige. Hier spelen we tijdig op in

Werkgebied

Ons werkgebied strekt zich uit over Drenthe en een stukje van Friesland. We zorgen ervoor dat rond de 16.000 huishoudens een thuis hebben. Dat doen we voor diegenen die net dat extra steuntje in de rug nodig hebben, omdat de portemonnee daarom vraagt of omdat extra zorg nodig is. We doen dat samen met onze huurders en samenwerkingspartners, om zo tot de beste resultaten te komen. We werken in acht gemeenten: Assen, Midden-Drenthe, De Wolden, Noordenveld, Westerveld, Hoogeveen, Meppel en Ooststellingwerf.

Stichting Actium en haar verbinding

De stichting Actium is als toegelaten instelling uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Actium heeft één verbinding, te weten Dingspel Assen B.V. Ons aandeel in deze verbinding bedraagt 66,66%. Meer informatie over de verbinding vindt u in paragraaf 8.7 van dit jaarverslag.

Taak en werkwijze bestuurder

De bestuurder van Actium is belast met het besturen van de organisatie. In die rol is hij verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. De bestuurder legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen. Bij de vervulling van zijn taak richt de bestuurder zich naar het belang van de organisatie in het licht van haar doelstelling en de met haar verbonden onderneming. Hij weegt daartoe de in aanmerking komende belangen af van de bij de organisatie betrokkenen.

Een uitgebreide taak en werkwijze van de rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurder van Actium zijn vastgelegd in een bestuursreglement.

In september 2019 heeft de dan zittende bestuurder, mevrouw Dost, te kennen gegeven de organisatie te gaan verlaten. Daarop heeft de raad van commissarissen de werving & selectieprocedure gestart voor de nieuw te werven directeur-bestuurder. Voor de tussenliggende periode is gekozen voor een interim-invulling en is de heer Van Halteren tijdelijk aangesteld als interim-bestuurder. 

Good Governance

Actium onderschrijft het belang van een deugdelijk ondernemingsbestuur, dat integer en transparant handelt, waar goed toezicht op wordt gehouden en dat verantwoording aflegt over het gevoerde toezicht. Voor de inrichting van het ondernemingsbestuur volgen we de Woningwet 2015 en de Governancecode voor woningcorporaties. Deze code passen we toe en de beginselen worden in hoofdlijnen onderschreven. Een overzicht van alle geldende bepalingen, en de toepassing daarvan, is opgenomen op onze website. In 2018 hebben we onze statuten herijkt aan de dan geldende wet- en regelgeving. Deze zijn beoordeeld en goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties (Aw).

Prestatieafspraken

In 2019 hebben wij met alle gemeenten in ons werkgebied en onze huurdersorganisatie MEVM prestatieafspraken gemaakt. Met een aantal gemeenten is een meerjarige raamovereenkomst opgesteld, die als basis dient voor de prestatieafspraken. Op deze manier is de bijdrage van Actium aan de  volkshuisvestelijke doelstellingen in iedere gemeente afgestemd op de lokale behoefte.

Extern toezicht

Beoordeling Waarborgfonds Sociale Woningen
Het Waarborgfonds Sociale Woningen (WSW) voerde haar risicobeoordeling van Actium uit in het eerste kwartaal van 2019. Uit deze beoordeling kwam naar voren dat evenals vorig jaar Actium financieel gezond is. Wel ziet het WSW een toename in de ambities die resulteren in een grotere financieringsbehoefte. De belangrijkste onderwerpen van gesprek met het WSW die voortkomen uit de beoordeling zijn:

  1. Assetmanagement en transitie in relatie tot de toename van de investeringen en de verduurzaming van de voorraad;
  2. de stijgende bouw- en onderhoudskosten;
  3. de hoogte van de onderhoudskosten en externe validatie.

Op 24 juni 2019 gaf het WSW een borgbaarheidsverklaring voor Actium af.

Oordeel inspectie Autoriteit woningcorporaties (Aw)
Op 27 november 2019 ontvingen wij van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) haar oordeel over de rechtmatigheid van verslagjaar 2018. De Aw heeft getoetst op de volgende onderdelen:

  • Staatssteun;
  • Passend toewijzen;
  • Huursom;
  • Wet Normering Topinkomens;
  • Overcompensatie;
  • Naleving van specifieke wettelijke bepalingen.

Voor alle onderdelen geldt dat Actium in 2018 heeft voldaan aan de wet- en regelgeving, dan wel dat er geen sprake van is (overcompensatie).

Risicomanagement

Wij zijn van oudsher een risicomijdende corporatie. Dat is terug te zien in onze huidige gezonde financiële positie. Wij proberen risico’s zoveel mogelijk te beperken, mits de (kosten van de) beheersmaatregelen in een gezonde relatie staan tot de hoogte van de mogelijke risico’s. Het risicomanagementbeleid is in 2016 opgesteld en goedgekeurd. Vanaf dat moment is risicomanagement ingebed in de reguliere planning- en controlcylcus. In 2019 hebben we onze strategische risico’s herijkt, ook introduceerden we een set aan soft controls, omdat sturing hierop in hoge mate bijdraagt aan het voorkomen van risicovolle situaties. En we hebben vervolgstappen gezet in ons tactisch en operationeel risicomanagement. Meer informatie over risicomanagement en de belangrijkste risico’s is te vinden In hoofdstuk 9 van dit jaarverslag.

Vermogenspositie Actium

Onze vermogenspositie wordt voor een groot gedeelte bepaald door de waarde van onze activa. Sinds 2016 waarderen wij onze activa tegen actuele waarde. Intern sturen wij op beleidswaarde. In hoofdstuk 8 vindt u een nadere toelichting op de verschillende waarderingsmethoden en –grondslagen, de ontwikkelingen van de marktwaarde en de beleidswaarde, alsmede een analyse van de verschillen tussen de verschillende waarderingen en de gevolgen hiervan voor het eigen vermogen. 

Terugblik 2019

Preventie huurschuld en ontruimingen

Het kwijtraken van een woning is vaak een dramatisch gebeuren en leidt, bij huurschuld, vaak alleen maar tot grotere financiële ellende. Daarom doen we er alles aan om ontruimingen vanwege huurachterstand te voorkomen.

Door inzet van de Voorzieningenwijzer in bijna al onze gemeenten, geven we huurders meer inzicht in hun financiën, wat leidt tot grote voordelen voor hen. Ook onze huurincasso is verschoven van het oplossen naar het voorkomen van betalingsproblemen. In vijf jaar tijd daalde ons aantal ontruimingen van 48 naar vijf in 2019. Daar zijn we trots op.

Leefbaarheid

Actium is een corporatie die zich graag samen met huurders en partners inzet voor sterke en leefbare wijken. Onze succesvolle gebiedsgerichte samenwerking Mijn Buurt Assen (met gemeente, welzijn en huurders) verlengden we met vier jaar.

Participatie

In toenemende mate proberen we ons beleid en onze plannen samen met huurders(organisaties) te ontwikkelen. Voorbeelden hiervan waren in 2019 het samen met bewoners van woonwagenlocaties ontwikkelen van een werkwijze die het aantal woonplekken moet vergroten. En het maken van een plan voor het Haerenkwartier in Oosterwolde. Hierin was het vooral bijzonder te merken hoe toekomstgericht onze huurders denken: Actium was voornemens de woningen naar label A te renoveren, maar vanuit de bewoners van de wijk kwam het voorstel om de wijk direct gasloos te maken. Daarmee zijn zij beter op de toekomst voorbereid.

Duurzaamheid

In dit jaar hebben we weer verdere stappen gezet op het gebied van duurzaamheid. Zo spraken we met gemeenten over de warmtetransitieplannen, leverden we alleen nog maar nieuwbouwwoningen zonder gasaansluiting op, ontwikkelden we onze eerste passieve woningen en introduceerden we The Natural Step in de organisatie. Intussen legden we ook nog op ruim 1800 woningen zonnepanelen.

Financiën

Wij hebben een relatief gezonde financiële positie. Deze positie staat echter wel onder druk, omdat de verhouding tussen inkomsten en uitgaven zich negatief ontwikkelen. Zo zagen we grote prijsstijgingen in de bouw (onderhoud en nieuwbouw) als gevolg van economische groei en toegenomen eisen vanwege duurzaamheid. Onze inkomsten stegen via de huur met slechts de inflatie. Ook de steeds verder toenemende heffingen drukken op onze positie. Duidelijk is dat dit voor de langere termijn een onhoudbare situatie is voor de sociale huisvesting in Nederland.

Vooruitblik 2020

Sterke buurten

Een aantal maatschappelijke ontwikkelingen maakt dat de leefbaarheid van wijken in toenemende mate en op sommige plekken onder druk staat. Uitstroom uit Beschermd Wonen/Maatschappelijke Opvang, de beoogde uitstroom uit de vakantieparken in Drenthe, de integratie van huurders uit andere landen: in 2020 zullen we veel aandacht hebben voor het behouden en versterken van de kracht van buurten.

Samenwerken in het belang van woningzoekenden

Eind april 2020 zal Thuiskompas voor alle woningzoekenden beschikbaar zijn. Woningzoekenden kunnen zich dan op één plek inschrijven en op beschikbare woningen reageren. Dit maakt een woning zoeken goedkoper, transparanter en gemakkelijker.

Duurzaamheid

Nu de eerste doelen op het gebied van duurzaamheid behaald zijn (gemiddeld label B in 2020 is in 2019 al gerealiseerd), staan we voor het stellen van nieuwe doelen. We vertalen onze aangescherpte duurzaamheidsvisie naar een meerjarenprogramma. Dit kunnen we niet alleen. Het komend jaar zal dan ook in het teken staan van samenwerking met gemeenten (bijvoorbeeld rondom warmtetransitieplannen), marktpartijen (zoals Drenthe Woont Circulair) en huurders (zonder duurzaam gedrag heeft investeren in duurzaamheidsmaatregelen veel minder effect).

Digitale innovatie en Big Data

Digitale innovaties en data-gestuurd werken ontwikkelen zich de komende jaren in snel tempo verder. Hierin valt veel te bereiken, door veel efficiënter en met betere, voorspellende vormen van informatie te werken. Daardoor neemt de kwaliteit van ons werk en onze dienstverlening toe. In 2020 zetten we de volgende stap hierin.

Visitatie

Begin 2020 staat de visitatie op de agenda. Deze stond voor eind 2019 gepland, maar met een half jaar uitstel konden we heel 2019 meenemen in de visitatie. Dat vonden we relevant. Voor ons is visitatie een zinvol instrument om onszelf op onze maatschappelijk prestaties te laten toetsen. Zodat we ons waar nodig kunnen verantwoorden en we kunnen leren en onszelf verbeteren. In 2015 hebben we in een constructieve samenwerking een goede visitatie doorlopen met prachtige scores en een aantal zinvolle verbetertips. Ik hoop dat we eind dit jaar op een soortgelijk traject kunnen terugkijken.

Organisatie

We zien dat we wereld waarin we werken steeds complexer wordt. Competenties en vaardigheden, naast inhoudelijke expertise, worden steeds belangrijker. Daarom investeren we ook in 2020 in het lerend vermogen van onze medewerkers, om zo een organisatie te blijven die volop in ontwikkeling is.

Impact Coronavirus 
Tijdens het opmaken van dit jaarverslag en de jaarrekening 2019 zijn de eerste gevolgen van het Coronavirus merkbaar. We hebben geen continuïteitsproblemen. Toch is de omvang van alle maatregelen reden om toelichting te geven op de mogelijke effecten.

Crisisteam
Meteen toen bleek dat Corona een meer dan gewoonlijke impact had op het dagelijks leven en onze bedrijfsvoering, vormden we een crisisteam. De leden van het crisisteam, waaronder de MT-leden, hadden in de eerste weken iedere dag contact met elkaar. Het team nam de nodige besluiten, acties werden  benoemd en de communicatie met medewerkers, klanten en stakeholders stemden we af.

De trainingen voor crisismanagement die we volgden, komen nu goed van pas. Voor zover we zelf invloed hebben, vinden we dat we goed grip hebben op situatie.

Risico-inventarisatie
Naast korte termijn acties in de bedrijfsvoering en de dienstverlening, voerden we een risico-inventarisatie uit. Dit om de mogelijke gevolgen van de Coronacrisis voor Actium in kaart te brengen. In de risicoparagraaf van dit verslag werkten we dit verder uit.

Schulden beperken voor onze huurders
We verwachten geen tot relatief weinig omzetverlies door de crisis. De huuropbrengsten gaan immers gewoon door. Wel houden we er rekening mee dat er huurders kampen met inkomensverlies. Daardoor kan een deel van onze huurders misschien de huur niet meer betalen. Wij doen ons uiterste best om huurders te helpen schulden te beperken. Dit doen we met reguliere betalingsregelingen en waar nodig met maatwerk. Dit kan leiden tot meer dan gemiddelde afboekingen.

Gevolgen mogelijke lock-down
Als de situatie lang duurt of Nederland komt in een zogenaamde ‘lock down’-fase terecht, dan stokt ook ons verhuurproces. En krijgen we met meer dan gemiddelde leegstand te maken. We verwachten dat dit nu nog redelijk beperkt blijft gezien de mutatiegraad.

We volgen de maatregelen en richtlijnen van de overheid en het RIVM. Dit kan gevolgen hebben voor ons eigen werk of die van onze opdrachtgevers. We verwachten dat we een deel van onze geplande onderhoudswerkzaamheden niet volgens planning kunnen doen. Ook de reparatieverzoeken en het mutatieonderhoud worden dan niet of later uitgevoerd.

Ditzelfde kan ook voor sloop/nieuwbouw en renovaties gelden. Door de opgelegde maatregelen kunnen projecten vertraging oplopen of stil komen te liggen. Denk aan beperkingen bij het uitvoeren van werkzaamheden, maar bijvoorbeeld ook door leveringsproblemen van materialen. De mate waarin we projecten nog kunnen opleveren is lastig te voorspellen. Daarnaast hebben we nog onvoldoende informatie over de mogelijke gevolgen voor onze leveranciers. 

Organisatorische kosten
Naast problemen in de dienstverlening kunnen we te maken krijgen met extra organisatorische kosten. Deze zijn lastig in te schatten en lijken nu nog beperkt.

Woningmarkt
Tot slot is het mogelijk dat in reactie op de crisis, de woningmarkt gaat bewegen. De afgelopen twee jaren zagen we een sterke waardestijging van ons bezit. De crisis zou deze groei weleens helemaal teniet kunnen doen. Op termijn kan dit onze investeringscapaciteit negatief beïnvloeden.

Risico’s (financiële) continuïteit
We verwachten niet dat we gebruik hoeven te maken van de door de regering beschikbaar gestelde faciliteiten. We voorzien geen grote risico’s met betrekking tot onze (financiële) continuïteit. Niet  anders dan dat we onze afspraken voor dit jaar niet allemaal waar zullen kunnen maken.

Tegenstrijdige belangen

Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de bestuurder voorgedaan.

Bestuursverklaring

Als directeur-bestuurder a.i. van Actium verklaar ik dat alle uitgaven in het boekjaar 2019 in het belang van de volkshuisvesting zijn gedaan (conform artikel 36 Woningwet 2015).

Assen, 25 mei 2020

Marcel van Halteren

Directeur-bestuurder a.i.

Volgend hoofdstuk: Verslag Raad van Commissarissen